疫情下远程办公谁最靠谱?告诉你各大在线文档的真实体验

 阅读量 | 时间:2020年02月20日 17:48

新冠肺炎疫情下,大家被迫隔离在家。然而饭不能不吃,钱不能不挣,这段日子远程办公俨然成为了异常火爆的话题。这几年,随着互联网的兴起,远程办公领域群雄崛起,恰逢严峻的肺炎疫情,一场波澜壮阔的远程办公大型实验,就此在全社会展开。

在线文档作为远程办公套件中必不可少的应用,在这段日子里也各显神通。那么问题来了,在线文档产品百花齐放,对于国人而言,哪款才是真正能带来良好体验的爆款?

由于工作原因,笔者接触了几款国内外知名的在线文档产品。这些产品各有特色,借此机会,笔者这就来给大家盘点评析一下,这些在线文档产品体验到底如何吧。

微软Office Online

谈起文档类产品,微软Office是绕不过去的。微软Office早已经开启了云端产品布局,无论你使用的是订阅版的Office 365,还是普通一次性授权的Office 2019,登录微软账号后,都可以使用Office Online在线文档服务。

Office Online出自微软之手,其特点不言而喻——它和我们熟悉的Office软件非常相似。无论是界面UI布局,还是各类功能,基本都能从Office软件中找到一一对应之处。而也正由于是微软出品,因此它的兼容性极好,如果用它打开本地文档出现问题,那么一定是文档的问题而不是它的问题。如果你经常在PC上使用Office,那么使用Office Online并不会存在什么门槛。

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Office Online和Office软件的界面非常相似,兼容性很好

Office Online非常好上手,但它并不是单纯将桌面Office搬上云端的产品,它有很多基于云的特性。例如,Office Online支持多人协作编辑,支持日程管理,支持任务指派,支持Skype视频会议……换言之,在这个被迫在家远程办公的时节,你的确是可以通过Office Online完成很多日常办公室任务的。

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功能很强大

而Office Online最为吸引笔者的,就是和微软Office软件的深度集成了。笔者这几天的很多办公稿件都是通过桌面Office完成的,如果想要将稿件分享给团队、一起编撰,那么只需要直接在Office软件中直接生成链接共享即可。而由于微软已经在Android、iOS灯多平台布局了Office客户端,因此借助Office Online移动办公也不成问题。

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和Office软件深度集成

但是,如果你要问笔者推不推荐用Office Online在线文档远程办公,笔者仍会给出"不推荐"这个遗憾的答案。为何?尽管Office Online功能、服务看起来似乎挺尽善尽美,但它在国内却完全不好用——Office Online是依靠OneDrive来实现云服务的,由于众所周知的原因,OneDrive的网页版无法在国内正常开启,连接也未必一直通畅。因此,Office Online在线文档在国内无法做到时时"在线"。使用Office Online,往往和国外的团队协作才能彰显其价值。

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这才是国内Office Online的常态

微软Office Online小结

优点:功能强大,兼容性好,和Office软件深度集成

缺点:网页版国内无法正常使用

Google文档

作为互联网的巨头,Google很早就开始进军办公市场,06、07年就早早推出了Google文档三套件,功能分别对应Word、Excel和PowerPoint。而现在Google文档的功能已经相当完善,其套件还包含了支持通讯工具HangOuts、笔记本Keep、控制台、保险柜等等,无论是用于简单的云协作,还是用于企业管理、日程任务安排,都有对应功能可以实现。

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Google文档,在线文档的先行者

笔者也是Google文档的老用户了,从最初接触到现在,Google文档的进化一直看在眼里。最近因为疫情被迫远程办公,重拾Google文档,感悟又更上一层楼。

Google文档在云端办公方面是个先行者,其设计也是相当激进的。在当初,Google文档给笔者最大的印象就是这似乎只是一个调剂用的办公工具,它实在是太轻巧了,甚至没有一个客户端,通过网页就承接了传统Office软件的任务。用Google文档工作,文件默认就保存在云端,甚至让笔者一度很没有安全感。

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你可以很轻松上传各类文件到Google文档,但Google文档本身没有客户端

然而得益于激进的设计,Google文档早早就支持了多人协作等如今在线文档的标配功能,很多人已经将其视为传统Office软件的补充——在本地Office软件中编辑好文档,上传到Google文档当中,分享链接,通过多人协作进一步完成工作,再将多人协作的成果导出到本地,这样的流程直到现在,仍是很多人使用在线文档工具的标准步骤。

当移动互联网兴起后,借助Android平台的优势,Google文档如虎添翼。得益于Android和Google服务的深度集成,Google文档在移动端的体验非常好。例如在Android中,App可以直接导入Google文档所存储的文件,通过Android上的G Suit管理员应用也可以轻松地管理工作团队。

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Android上,Google文档与Google云端硬盘无缝结合,带来了很好的体验

换言之,如果你纯用网页或者手机办公,在很多环境下,Google文档的体验数一数二。当初看着激进的、完全基于云的设计,在移动互联网时代成为了快速部署各平台的引线。Google的高招,实在令人拜服。

然而,如果你问笔者是否推荐使用Google文档远程办公,答案仍是"不推荐"。很简单,Google服务在国内的可用性大家心知肚明,也就只有和国外友人交流协作的时候,Google文档才有用武之地了。另外,Google文档的兼容性也一般,甚至对txt的兼容都有问题,在某些场合令人抓狂。

Google文档小结

优点:激进的云服务,出色的多平台协作,完善的管理套件

缺点:当你连不上Google时,一切如镜花水月

WPS云文档

作为国内老牌的办公软件,WPS近几年也开始往云上发展,推出了云备份、云文档等一系列服务。作为Office软件的免费替代,WPS在国内用户极多,那么WPS云文档的体验又如何?

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WPS云文档

首先,由于WPS云文档是本土服务,因此一些方面做得很接地气,例如支持微信QQ直接登录,这要比微软、Google方便不少。而由于WPS本身就拥有多平台的客户端,因此WPS云文档在这些客户端中高度集成,通过软件、App,无论是备份还是编辑文档都很便利。

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WPS云文档,最大优势在于和WPS整合,使用WPS文档可以自动备份到其中

而WPS云文档的功能也比较全面。它支持一些在线文档的标配功能,例如链接分享、协同编辑等,甚至还可以发起远程会议,让多个人同时观看文档等。另外,WPS云文档也支持文档单独设置权限,可以借助一些特制表格,实现简单的项目管理功能。同时,WPS云文档还可以制作思维导图,对于经常需要整理思路的职场人士来说还是有所帮助的。

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思维导图是近年流行的比较受欢迎的功能

WPS云文档值得推荐吗?笔者认为这是一个比较中规中矩的产品。它的体验和大多数在线文档类似,在WPS软件中深度集成是其优势所在。然而,WPS云文档也有其软肋所在,它的一些生态服务依赖于金山,例如邮箱、云存储等,而这些金山的服务并非是大众之选(很多人甚至不知道WPS也有邮箱、日历服务),这意味着你的常用邮箱和其他云服务,可能就很难和WPS云文档对接了。

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WPS云文档支持团队管理等功能

另一方面,金山的云服务类别偏少,大致来说WPS云文档真的就只是云文档,金山没有强势的即时通讯、视频会议等拓展服务,这令WPS云文档的入口就只有单一的WPS软件了。像微软、Google这样的大厂的云文档,可都有Skype、Hangouts等帮手在呐喊助威,这样的情形暂时没法在金山阵营中看到。

因此,笔者使用WPS云文档,很少使用其协作功能,只是在用WPS软件时,将其当作简单的文件备份云存储,不是很推荐大家使用它来当作主力在线文档协作使用。

WPS云文档小结

优点:登录方式接地气,和WPS软件集成,有思维导图这样的新潮功能

缺点:金山云服务偏弱偏小众,难以全面对接工作

有道云协作

网易有道在很早的时候,就推出了云笔记,获得了不少用户的好评。作为网易推出的在线文档产品,有道云协作可以和有道云笔记无缝对接,但它的体验和很多产品都不太一样——就如其名字,它的中心在于协作,而并非是文档编辑。

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有道云协作是和有道云笔记相辅相成的

有道云协作是以团队协作为基础的产品。在使用时,需要先创建群或者加入群,然后再邀请其他成员进群,然后在群目录下导入或者新建文件,群成员就可以互相协作了。

有道云协作的很多功能模块都可以观察到,是围绕"协作"这一主题来设计的。

例如,在群界面中可以看到目录中文件变更的记录,在协同编辑的文档中,则可以观察到其他人正在编辑的部分等等;又例如,群管理员可以为不同的成员设置不同的权限,管理更到位;而如果你有项目管理方面的需求,也可以在其中找到日程、任务管理的相应功能;网易甚至还在产品中做出了IM的功能,在云协作中直接就可以和他人聊天,协作更便利。

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有道云协作设计了大量和"协作"相关的机制

但有道云协作的短板也是显而易见的。首先,在格式支持方面,有道云协作只对Word和Excel提供了较好的支持,这甚至没有覆盖传统的办公三件套;其次,有道云协作强调团队,但这需要其他成员也使用网易账号服务,网易账号虽然不算小众,但覆盖面也称不上面面俱到;再者,对于非群成员来说,有道云协作的文档分享功能权限分割得不够细致,只能设置密码和时限,不能设置只读权限。

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分享权限无法设置只读

有道云协作用于远程办公是否靠谱?笔者认为这是一个特点鲜明、有明显局限的产品。一方面,它在协作的相关方面下了苦功,以群为核心的功能设计有助于迅速组织团队;但另一方面,它存在不少短板,例如支持格式少、网易服务覆盖面小等等,是否适合你得看具体情况了。

笔者之前就是有道云协作的用户,这次疫情期间在家远程办公,再次使用时,发现以前的群组纷纷到期,功能受限,这也算是有道云协作局限性的体现吧。

有道云协作小结

优点:登录方式接地气,群组管理方便,带有IM功能,可以通过有道云笔记实现思维导图等功能

缺点:支持格式较少,亮点功能依赖群组,网易云服务偏弱偏小众,难以全面对接工作

石墨文档

这是一款在国内有一定流行度的在线文档服务。在疫情期间,石墨文档专门推出了个人版升级到"远程办公版"的福利,还是相当有情怀的。

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石墨文档界面

石墨文档的登录机制和其他国内在线文档服务一样,也比较接地气,支持QQ微信等方式登录。石墨文档的功能比较成熟,支持Office三套件文档的导入和创建,而在线协同、团队管理、项目进度等在线文档标配的功能,也都没有什么太大的短板。

比较值得一提的是,石墨文档的分享、协作权限做了细分。在石墨文档当中,分享和协作被分开,共享文档的链接只能开启只读文档,如果需要他人协作,要通过邮件、手机等渠道邀请协作者。与此同时,协作部份也细分出了管理者和协作者,这有助于将文档协同关系的梳理。

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石墨的协作需要邀请具体用户

笔者认为石墨文档这一设置是经过严密思考的,如果需要将一份文档公诸于众,一个分享链接自然就能胜任,但单一的链接并不适合邀请其他协作者,拥有编辑权限的链接的泄露会造成不可预料的后果。将协作邀请限定为特定对象,可以更好地管理文档资料。

石墨文档还有其他一些亮点。例如支持创建自定义团队,提供了大量实用模板、拥有完善的历史编辑记录、支持思维导图等等,但这款产品却也拥有其局限。

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提供了丰富的模板

石墨文档其实在国内在线文档领域,也算是一名老将了。它在2015年就已经上线,也发展出了一些忠实粉丝。然而,石墨文档并没有提供太多其他的办公套件,也没有什么重量级的云服务——尽管石墨文档于在线文档的本职中做得很好,但缺乏IM工具、邮件、云存储等服务的支持,它在某些场合下使用起来并不那么如鱼得水。

尽管石墨文档近年嵌入到了钉钉当中,但它始终仍需要更多的入口,不算是一名多面手。在疫情期间,笔者用它来进行一些办公,但对于本身不是钉钉、石墨文档的用户来说,协同始终存在不便,这和WPS云文档的局限是类似的。

石墨文档小结

优点:登录方式接地气,完善的在线文档功能,较严密的协作机制,支持思维导图等功能

缺点:缺乏其他云服务,适用场合受局限

腾讯文档

2018年,腾讯文档以黑马的姿态,杀入在线办公市场。在这个时间点,其实在线文档这类产品已经发展得比较成熟了,腾讯杀入这块市场,自然有其独到之处。

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腾讯文档

首先,在基础功能方面,腾讯文档做得是颇为完善的。腾讯文档支持文字、表格、幻灯片办公三套件,而在线文档应有的特性,也不曾拉下。无论是多人同时编辑、批注,还是分享文档、设置权限,都可以实现。从产品的成熟度来说,腾讯文档并没有太多值得挑剔的地方。

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腾讯文档界面

而腾讯文档最大的亮点,也是最大的爆点,可能就是腾讯成熟互联网生态的加持了。通过以往的使用,以及这次疫情在家远程办公的实战,笔者更加深刻地体会到这点。

在线文档的一大精髓在于协同,协同则需要组织起团体并交流,腾讯在这方面有着得天独厚的优势。QQ微信已经成为了即时通讯市场的绝对霸主,腾讯账号成为了网民的必备——很大程度上,腾讯账号在国内互联网的价值,大致相当于Google账号在国外互联网的地位。在此前提下,腾讯文档很容易就能通过腾讯的社交体系,深入渗透到广大用户当中。

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腾讯文档深入整合到了各种腾讯产品中,非常方便使用

举个很简单的例子。无论用手机还是电脑,在QQ微信当中,你很轻易就可以找到腾讯文档的入口。将腾讯文档的内容分享给他人、邀请协同工作,你完全不需要担心对方会因为没有账号,而无法使用相应功能。

如果你更进一步,使用腾讯的企业IM产品例如TIM、企业微信等,你则可以感受到腾讯文档和这些产品的更深度集成。在TIM和企业微信的工作群中,文档的统一管理、协作编辑,都可以通过腾讯文档来完成,即使像这次一样,大量职员被迫在家远程办公,也可以通过工作群保持原有的人员架构、读取腾讯文档中的资料,继续协同工作、保持团队生产力,这是其他在线文档产品很难做到的。

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腾讯文档能承接大家此前的交流群,这是其他在线文档很难企及的

而腾讯本身是很多本土云服务和AI计算的供应大头,在腾讯文档的使用过程中,能多方面感受到腾讯出品带来的优势。例如腾讯文档提供的服务非常丰富,OCR、智能纠错、翻译、远程会议、会议白板、远程PPT演示,质量都很高;又例如腾讯可以根据当前国内最热切的需求,迅速调整产品,这次疫情期间,腾讯文档就可以轻松登记微信、QQ群成员的出行、发热情况,这要比传统方法方便得多。

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例如这次疫情,就可以利用腾讯文档统计发热情况

当然,腾讯文档也并非无懈可击。由于它处于起步阶段,因此一些优势尚未完全整合,例如腾讯微云目前仍是和腾讯文档脱节的,微云同步的文档不能通过腾讯文档开启;又例如腾讯文档尚未正式推出企业版,但企业版已经处于测试阶段,相信正式推出也为时不远了。

总体来看,腾讯文档的潜力巨大,假以时日进一步结合腾讯的生态,这可以说是对标Google文档的大制作。

在这次疫情期间,笔者在家远程办公使用最多最频繁的就是腾讯文档。腾讯文档作为后起之秀,实在令人感叹后生可畏。

腾讯文档小结

优点:完善的功能,和腾讯个人、企业产品的深度整合,强大的腾讯生态支持

缺点:尚未推出企业版,未整合腾讯微云

总结

正如文中所说,在线文档已经是比较成熟的产品类型,发展思路也都比较明确。国外的在线文档产品起步较早,而国内也有腾讯文档这样强势崛起的产品。这次疫情可谓是对远程办公产品的一次大考,在线文档本身的功能、服务的稳定、生态的支持都需要做到面面俱到,才能有出彩的表现。

就笔者的个人体验而言,腾讯文档令人印象深刻。腾讯在个人和企业通讯市场都颇有建树,这成为了腾讯文档的强劲助力;而腾讯文档本身的产品力也非常出色,多格式的兼容、齐全的功能、稳定而全面的服务,带来了令人印象深刻的远程办公体验。如果你也因为疫情或者其他一些原因,需要在线文档类的产品,不妨尝试一下腾讯文档,相信它会给你带来惊喜!

文章来源:太平洋电脑网

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